КОНКРЕТИКА

Как организовать пресс-тур с максимальной отдачей для территории

Интервью с Аллой Добровольской, обозревателем по туризму "Российской бизнес-газеты"

Надежда Макатрова (далее Н.М.): Алла, с чего, на Ваш взгляд, необходимо начинать подготовку пресс-тура?

Алла Добровольская (Далее А.Д.): Прежде чем собирать пресс-тур, организаторам надо определиться с целями и задачами, то есть четко понимать - зачем они приглашают журналистов. Например, если проводится какое-либо мероприятие в регионе, и журналистов приглашают на мероприятие, то нужны одни издания, скорее всего новостные. Они быстро и оперативно осветят то, что происходило. Параллельно может быть организована экскурсионная программа, тогда журналист, особенно если это корреспонденты, которые пишут о туризме в тематических рубриках, могут написать еще и дополнительный текст описательного характера.

Нередко бывает так, что группу собрали, провезли по городам и деревням, рассказав, где какая церковь или памятник, или предложили стандартный набор давно известных достопримечательностей, а в чем состояла главная цель поездки – неясно. В результате, журналисту непонятно на что сделать основной акцент. Ответственный журналист, конечно, выкрутится и напишет… о своем при этом в стиле своего издания. Безответственный и не побеспокоится. В результате от такого пресс-тура его организаторы могут вообще не получить никакой отдачи.

Н.М.: А как, с Вашей точки зрения, надо показывать достопримечательности?

А.Д.:  Я бы поставила вопрос по-другому: "Кому и что надо показывать?" Как только организаторы определились с целями и задачами им будет понятно кому, что и как показать.

Например, в регионе создается туристический кластер, определяются несколько ключевых маршрутов, которые предполагается развивать и продвигать. Этих маршрутов пока нет, они только прорабатываются, но главная идея - показать потенциал региона и то, что уже сделано на сегодняшний день для приема туристов. Эта информация может быть интересна и туристам, и турбизнесу. Но опять же, надо определиться, что хотим получить на выходе.

Решили привлекать массового туриста своими силами, тогда чтобы донести информацию до целевой аудитории,  приглашайте журналистов из популярных изданий. И покажите им, где туристу жить, где питаться, что посмотреть и как развлечься. Если же стоит задача привлечь к популяризации и реализации туристических возможностей работников турбизнеса, то в этом случае надо пригласить профессиональные издания, чтобы через них об этих маршрутах и туристических объектах узнали туроператоры, турагенты и другие смежные компании. Здесь, кроме достопримечательностей и развлечений неплохо бы рассказать о возможностях развития бизнеса.

Еще пример: курорты Краснодарского края хотят показать свои новые гостиницы, пляжи или какие-то другие новинки, это уже другая тема, потому что причерноморские курорты популярны у туристов, и информация об этих объектах интересна конечному потребителю, т.е. туристу, поэтому  можно сделать упор на массовые издания.

По большому счету можно приглашать журналиста из любого издания, и показывать все, что вы считаете необходимым. Важно одно: надо проанализировать, на какую аудиторию это издание рассчитано, дальше исходя из общей стилистики журнала или газеты, понять какова может быть информация на выходе и может ли публикация в этом издании соответствовать поставленным задачам. Порой небольшого абзаца в центральной газете или сжатого обзора в популярном журнале достаточно, чтобы  информировать о главном.

Всё это - предварительная работа.

Н.М.: Алла, за сколько дней или недель нужно отправлять в редакцию издания приглашение в пресс-тур и в какой форме?

А.Д.: Самая удобная форма – это электронное письмо, которое сопровождается телефонным звонком. Желательно направить приглашение за месяц, чтобы редакция могла определиться, насколько это значимо и стоит ли отправлять журналиста. Но иногда бывают и более сжатые сроки: если событие важное и интересное, то и за неделю можно собрать группу журналистов. Но лучше заранее.

Н.М.: Что нужно сделать, чтобы приглашение попало к нужному корреспонденту и не было выброшено?

А.Д.: Время полной неразберихи в редакциях прошло, по крайней мере, в серьезных изданиях. Есть несколько вариантов. Надежнее всего присылать приглашение на адрес редактора, который отвечает за туристическую тему, а в отраслевых изданиях – на имя главного редактора. Также во многие центральные издания имеет смысл направлять приглашения в рекламный отдел, а рекламный отдел уже передаст его в тематическую редакцию (такая практика есть в "МК", "Известиях", "Российской газете" и др.). Но лучше понять, кто в издании занимается темой туризма.

Например, в "Комсомольской правде" есть раздел "Турклуб", который выходит еженедельно. Редактору этого раздела и надо отправить письмо. В Интерфаксе тоже есть специальный раздел "Туризм". Иногда региональные власти присылают информацию на официальный адрес редакции, и часто это уходит в корзину, потому, что попадает секретарю, она складывает это в папочку, и этим все заканчивается.

Н.М.: Имеет ли смысл отправлять приглашения на имя главного редактора?

А.Д.: Нет, ему не до того. Главный редактор крупного издания принимает глобальные решения, в том числе исходя из тех предложений, с которыми к нему приходят сотрудники. То есть с этим приглашением к нему должен прийти редактор отдела, который курирует данную тему. Он предлагает поездку  и уточняет, интересно ли это изданию, стоит ли об этом писать. Но в  крупных изданиях решение о поездке зачастую принимается самим редактором отдела, без участия главного редактора. Но это не касается специализированных туристических изданий. Здесь лучше направлять информацию главному редактору.

Бывает и так, что тот или иной регион приглашает конкретного журналиста. Например, если мне лично приходит приглашение от людей, которые меня знают, я иду к редактору с конкретным предложением и говорю о том, что я могу сделать материал на такую-то тему. Понятно, что есть специфика газеты. Например, в "Российской бизнес-газете", где я сейчас работаю, не будет никаких подробных описаний красивых пейзажей или исторических мест. Но порой бывает достаточно нескольких фраз в центральной прессе, чтобы почувствовать отдачу, чем целого разворота в малоизвестной газетке. Поэтому надо оценивать, насколько это массовое издание.

Н.М.: Обращение напрямую к журналисту – это обычная практика или все-таки исключение?

А.Д.: Это абсолютно нормально. Если были хорошие публикации конкретного журналиста, т.е. от них был ощутимый эффект, то обращаются напрямую к этому журналисту. Он, как правило, сразу может сказать, возможна ли публикация в его издании и в каком стиле. На самом деле, мир журналистов, специализирующихся (подчеркиваю, специализирующихся) на туристической теме невелик, и авторы материалов о туризме известны.  Можно обратиться в Российский Союз Туриндустрии (РСТ) и попросить помочь, объяснив, какие издания интересны, и о каком мероприятии идет речь. Там есть специалисты, которые  могут помочь организовать пресс-тур или собрать журналистов на пресс-конференцию.

И еще. Необходимо проследить, что приглашение дошло до нужного человека. Иногда бывает так, что редакция отправляет журналиста в качестве поощрения. При этом журналист может написать неплохой материал, но если туризм не его тема, то какие-то нюансы этот журналист может попросту не заметить, не обратить на них внимания.

Н.М.: Есть ли какие-то приглашения, которые с высокой вероятностью будут отклонены?

А.Д.: Например, приглашения, в которых организаторы предлагают редакции самостоятельно оплатить проезд журналиста к месту проведения мероприятия. Редакция будет платить только в одном случае: если это событие федерального масштаба или очень важная и значимая тема для данного издания. В этом случае редакция может сама направить журналиста и без всякого приглашения.

Приведу недавний пример. В июле пришла информация, что журналистов приглашают в Сочи,  с оплатой дороги за счет изданий. При этом набирается группа из 30 журналистов. Во-первых, конец июля – это пик сезона, а значит, цены на проезд максимальные. Во-вторых, 30 человек для группы журналистов – это очень много. Высока вероятность того, что в такой большой группе возникнет "разброд и шатание", а это расхолаживает всю группу. В результате отдача будет не от 30 человек, а, например, от 5. Вы только представьте, сколько времени займут утренние сборы или обед. Зачем создавать себе же лишние проблемы, когда можно собрать меньше людей, но организовать все как следует, в том числе и оплатить дорогу?

Н.М.: Алла, а какой, на Ваш взгляд, оптимальный размер группы для пресс-тура?

А.Д.: 10-12 человек

Н.М.: О   чем важно предупредить журналистов накануне поездки? Какая информация должна обязательно содержаться в приглашении?

А.Д.: Обязательно должна быть программа мероприятия, пусть даже предварительная. Если в ней возможны замены, например, по погодным условиям, то об этом тоже необходимо упомянуть. Скажем, в программе написано "морская прогулка", никто не представляет, что это такое, какое будет судно, какая нужна одежда и т.д. У меня был случай в Калининграде, когда мы отправились на морскую прогулку по заливу Балтийского моря. Хорошо, что я, умудренная опытом, взяла с собой теплую куртку. Дело было в конце мая, и погода стояла теплая, но находиться на  палубе было невозможно – очень холодно. В результате журналисты толпились в маленькой каюте, лишь бы согреться.
 
Желательно предупредить об условиях проживании. Например, я была в рекламном туре на Куликовом поле, где одна ночевка у нас была в палатках. В приглашении было сказано о ночевке в палатках, но что это за палатки - то  ли большие армейские с деревянными настилами, то ли маленькие походные на одного человека – никто не знал. В результате всё было замечательно: удобные палатки и теплые спальные машки, но лишняя информация никогда не помешает.

Полезно заранее указать, кто конкретно от администрации будет присутствовать на мероприятии с обязательным указанием ФИО и должности этих руководителей. Если по факту на мероприятии будет кто-то другой, значит, необходимо подготовить и раздать журналистам список фактических участников. Чем больше информации на входе, тем меньше потом ошибок в материалах. Недавно я была на пресс-конференции, организованной ОАО "РЖД", по поводу движения поездов "Сапсан". Перед нами выступала неизвестная девушка. Она назвала себя, и мы записали ее данные на слух, но  кто как услышал, тот так и записал. Визиток у нее с собой не оказалось, списка выступающих тоже. 

Н.М.: Какие еще материалы и в каком формате полезно подготовить и передать журналистам для работы?

А.Д.: Помимо списка спикеров с ФИО и должностями желательно подготовить пресс-релиз, где будут отражены хотя бы ключевые тезисы выступлений. Всегда приветствуется статистика, цифры любят все журналисты. Вообще чем больше информации, тем лучше. Она может пригодиться не сразу, а в следующий раз, особенно "долгоиграющая" информация, как например, долгосрочные программы или концепции развития. Не надо обижаться, если какие-то буклеты журналисты оставили в гостинице - они могли уже выписать всю интересующую их информацию.

Очень удобно, когда материалы передаются в электронном виде, это, во-первых, легче по весу, а во-вторых, снижает риск ошибок, поскольку можно просто скопировать необходимые данные. Если есть хорошие фотографии, то их тоже можно сразу записать на диск и передать журналистам.


Полный текст интервью опубликован в книге Надежды Макатровой "Как привлечь туристов и стать туристическим брендом в России. 420 примеров и профессиональных советов".

Консалтинговая компания "Конкретика" благодарит Аллу Добровольскую за интересное и содержательное интервью.


<- назад в: Публикации