КОНКРЕТИКА

15 важных мелочей при организации форумов и конференций

Надежда Макатрова

Как показывает практика, впечатление от деловых мероприятий и косвенно от города или региона складывается не только из качественной программы, но и в немалой степени из организационных мелочей.

Есть такое выражение: "Бог в мелочах".  В большинстве случаев эти мелочи малозатратны для организаторов форумов и конференций и не требуют "высокого креатива". Вероятно, поэтому про них часто забывают. А зря, поскольку для участников мероприятий эти мелочи - индикатор профессионализма. Они хорошо работают на имидж территории, т.к. показывают участникам, что хозяева умеют принимать гостей. На фоне часто встречающегося разгильдяйства, забывчивости и непродуманности – это отличная отстройка от конкурентов.

В июле 2013 года мне довелось побывать на Международном эколого-туристическом форуме "Экотуризм на Байкале +20" в Республике Бурятия.  Это был тот случай, когда люди, проводившие форум, о мелочах подумали. В знак благодарности ко всем организаторам и особенно к Республиканскому агентству по туризму, а также в помощь тем городам и регионам, кто также часто проводит деловые мероприятия, привожу список из 15 полезных мелочей, замеченных в Бурятии.

1. Встреча гостей форума на видном месте в аэропорту в униформе с символикой мероприятия, с плакатом и со списком гостей.

2. Туристско-информационный центр в аэропорту, который работал в 7.00 утра, и на стойках которого можно было взять бесплатно справочную информацию о туризме в Бурятии. Позднее коллеги пояснили, что все самолеты прилетают в Улан-Удэ именно утром, поэтому под них туристско-информационный центр и работает. 

3. На улице рядом с выходом из аэропорта расположен большой стенд с картой города, на котором значками обозначены ключевые достопримечательности и крупнейшие отели.

4. На улице рядом с выходом из аэропорта разместились буддийские барабаны. Добавлю, что Республика Бурятия славится своими буддийскими монастырями и святыми местами, поэтому напоминание об этом сразу по прилету задает определенный настрой и сразу позиционирует город и регион.

5. Участники конференции, приехав в отель, сразу заселяются и не тратят время на заполнение анкет, т.к. организаторы уже все за них заполнили. Ведь очень часто организаторы заранее запрашивают у участников, особенно у спикеров, паспортные данные, т.е. не составляет никакого труда передать эту информацию в отель заранее. Точнее, не составляет БОЛЬШОГО труда передать эту информацию в отель, раз уж все равно номера для гостей бронируются централизованно.

6. Гостям, прилетевшим на рассвете и всего на один день, предоставляется возможность заселиться в номер на 3-4 часа, оплатив только половину суток, но с завтраком. После длительного ночного перелета это очень ценно. Казалось бы, стандартная опция, но далеко не везде это продумано, и часто гостям предлагают просто погулять пару-тройку часов по утреннему городу. Хорошо, если в этом городе есть кафе, работающие по утрам…

7. Все материалы по конференции уже ждут гостей конференции в номерах: в фирменном пакете или сумочке есть подробная программа, буклеты, диски, приглашения и т.п., включая персональный бэдж участника. Да, это определенные хлопоты, но согласитесь, что это удобнее, чем получать дополнительные мешочки в аэропорту или на вокзале в дополнение к чемодану, ноутбуку и т.п., потом кто-то обязательно забывает свой пакет в автобусе или путает с чужим и т.д. по известному сценарию.

8. Мероприятие выездное, и разные группы участников разъезжаются в разных направлениях, поэтому на грудь каждому участнику вешается значок с ленточкой определенного цвета, это значительно облегчает людям поиск своей группы среди сотни незнакомых людей, да и организаторам проще собрать "своих".

9. На всех мероприятиях, а также в автобусах была предусмотрена бесплатная питьевая вода в маленьких бутылках.

10. Помимо подробной программы конференции стандартного формата А4 организаторы напечатали маленькие книжечки-программки формата А6, т.е. специально чтобы они влезали в самую маленькую сумку и карман джинсов, учитывая выездной формат конференции – open-air. Кто-то скажет, что это лишние затраты и баловство, но это было реально удобно, поскольку таскать с собой повсюду большую папку неудобно. Конечно, если конференция стандартная в конференц-зале и без экскурсионных и природных программ, то мини-программа не нужна, но на выезде очень кстати.

11. В книжечке с программой форума были приведен список мобильных телефонов ВСЕХ сотрудников, ответственных за те или иные мероприятия в рамках форума. Без комментариев. Просто 5+!!!

12. Каждому участнику форума перед поездкой в мини-тур выдали персональную пачку бумажных платочков и влажных салфеток – на всякий случай.

13. Значительная часть материалов форума уже была напечатана в виде сборников к форуму и была доступна участникам бесплатно. Здесь можно лишь высказать пожелание замены книг на диски, поскольку они легче и меньшего объема. Все презентации спикеров форума оперативно появились на сайте форума для свободного просмотра и скачивания.

14. Оборудование для перевода уже лежало на каждом стуле, никто не требовал паспорт или визитку в залог. И это при том, что заседание проходило на улице – на одной из площадей города без всяких заборов, т.е. со свободным доступом с разных сторон.

15. И, наконец,  модераторы мероприятий форума соблюдали регламент, а пленарное заседание закончилось даже чуть раньше указанного в программе времени, что для российской практики – случай выдающийся.

Можно было бы еще написать много всего хорошего про угощение, культурную и праздничную программу. Все это тоже было на высшем уровне, но как раз в этих вопросах в большинстве российских регионов, где мне и моим коллегам доводилось побывать, все было отлично: угощать, развлекать  и знакомить со своими достопримечательностями в  России умеют. А вот организация деловой части пока не везде "на пятерку". В общем, не забывайте о мелочах, ведь их сила в том, что их много. Успехов!

Материал опубликован 02.09.2013

Написать автору: nm@concretica.ru

Наши услуги:

  • Участие в качестве эксперта в «круглом столе» - по договоренности + оплата проезда и проживания
  • Участие в качестве модератора «круглого стола» 15000 руб. + оплата проезда и проживания
  • Помощь в подготовке «круглого стола» и участие в качестве модератора 35000 руб. + оплата проезда и проживания
  • Экспертное заключение и письменные рекомендации для региона / города / района по материалам проведенного круглого стола (аудио- или видеозапись не более 3 часов) 40000 руб.

Другие материалы по этой теме:

  1. Макатрова Н.С., "Как испортить конференцию по брендингу территорий"
  2. Блашенкова В.С., "Как повысить качество обсуждений вопросов брендинга и продвижения территории на "круглых столах". 

А также книги:

  1. Макатрова Н.С., "Как привлечь туристов и стать туристическим брендом в России. 420 примеров и профессиональных советов"
  2. Блашенкова В.С., "Бренд территории: создание и продвижение. Как это делается в России"

<- назад в: Публикации